El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados, al planear es necesario determinar diversos caminos, reglas, formas de acción y estrategias para conseguir los objetivos, la planeacion  implica la determinación , el análisis y la selección de la decisión mas adecuada; tratando de prever situaciones  y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras con el fin de lograr resultados efectivos.
BENEFICIOS DE UNA BUENA TÉCNICA DE PLANEACION
Ahorros económicos
Aprovechamiento de recursos
Reducción de riesgos
Confianza y satisfacción
Eleva la reputación de la empresa.

                                                   

EN LAS TECNICAS DE PLANEACION ENCONTRAMOS VARIAS ETAPAS:            

                                                

     

1. PROPOSITO O MISION:

La misión de una organización es la razón de su existencia. Es la finalidad o motivo de creación de la empresa, y a la que debe servir. La definición de la misión organizacional debe responder a tres preguntas básicas: quiénes somos?, Qué hacemos?, por qué hacemos lo que hacemos?  En el fondo, la misión incluye los objetivos esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia fuera de la empresa, es decir, hacia la atención de las demandas de la sociedad, del mercado o del cliente. Es importante conocer la misión y los objetivos esenciales, pues si el administrador no sabe por qué existe LA EMPRESA, ni hacia dónde quiere ir, jamás sabrá decir cuál es el mejor camino que se debe seguir. 

2. ESTRATEGIAS, MATRIZ DOFA.

Investigación o información.

Hoy en día los administradores se valen de matrices que indican las relaciones entre las principales variables. La matriz DOFA es una herramienta que le ayudar a saber qué debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas tiene su negocio.

La matriz DOFA es un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita la articulación de las amenazas externas con las oportunidades y de las debilidades con las fortalezas internas de la organización.

Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias.

(F) Fortaleza; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas.

FACTORES EXTERNOS: Son aquellos cambios medioambientales, tecnológicos, políticos, entre otros que deben considerarse para tomar decisiones hacia el futuro de la empresa.

FACTORES INTERNOS: La cantidad y calidad del talento humano, los recursos financieros y materiales con que cuenta la empresa para el desarrollo de sus actividades.

Debilidades, ejemplo - la falta de capital. Prevención de accidentes, maquinaria y equipos disponibles, capacitación del talento humano.

3. OBJETIVOS:

Una vez que se han establecido los propósitos (la misión), investigado y determinada la estrategia a seguir por medio de la matriz DOFA, se establecen los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas básicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines a alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Los objetivos especifican los resultados esperados e indican los resultados de lo que debe hacerse, los campos en que debe insistirse más y lo que hay que conseguir con el conjunto de las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos, y programas.

4. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS:

El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar alternativas de acción. El problema más común no es encontrar alternativas, sino reducir su número de tal modo que se puedan analizar las más prometedoras. De ordinario el experto en planeación debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades más fructíferas.

5. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS A LA LUZ DE LOS OBJETIVOS ELEGIDOS, EVALUACION DE CURSOS ALTERNATIVOS.

Después de buscar alternativas y examinar sus ventajas y desventajas, el siguiente paso es evaluar las alternativas. Una alternativa puede parecer la más rentable, pero quizá impone un desembolso de efectivo cuantioso y una recuperación lenta; otro puede parecer menos rentable, pero se corren menos riesgos; otro más cumple mejor los objetivos a largo plazo de la empresa.

En la mayor parte de las situaciones hay tantas alternativas y es preciso considerar tantas variables y limitaciones que la evaluación llega a ser sumamente difícil.

6. ELEGIR UNA ALTERNATIVA.

En este momento se adopta el plan. Es el momento verdadero de la toma de decisiones.

7. PROGRAMAS.

Una vez que se han determinado las alternativas, es necesario elaborar un programa, el cual puede definirse como:

Un esquema en donde se establecen, la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.

Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método gráfico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalización de las diversas actividades.

Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad.

La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

Identificar y determinar las actividades comprendidas.

Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. Es decir, determinar qué actividad debe realizarse antes de la otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, que actividades deben realizarse posteriormente.

Interrelacionar las actividades.

Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.

La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt.

8. PRESUPUESTOS:

Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.

Detallar costos de producción. Consultar precios verdaderos de materia prima, equipos necesarios, arriendos, servicios públicos, entre otros.

Conocer el precio del bien (producto o articulo) o servicio que se va a comercializar.

IMÁGENES REPRESENTATIVAS DE TÉCNICAS DE PLANEACION CUANTITATIVA Y CUALITATIVA

REGLAS Y POLÍTICAS

Las reglas son guías de acción que no permiten discreción en su aplicación. Esto lo hacen sin un orden de tiempo, pueden o no formar parte de un procedimiento y reflejan una decisión administrativa.

Siete reglas para planear una empresa exitosa

Regla #1 El proceso emprendedor es sistemático, no es aleatorio o desorganizado.

Es clave que los emprendedores sigan una serie de pasos antes de inicio a su negocio. Hacer estudios, investigaciones y análisis rigurosos sirven para que su empresa supere la etapa inicial del ciclo de vida de su producto o servicio. En la mayoría de los casos, el fracaso no se trata de una cuestión de azar, sino de falta de planeación.

Lo primero que hay que hacer es una reflexión, en la que se establezcan cuáles son sus metas personales, para luego comenzar a desarrollar una idea, que satisfaga una necesidad, se ajuste a su set de destrezas, se adapte a las tendencias de largo plazo y tenga bajas barreras de entrada.

Resulta importante que la idea esté enfocada y que no sea demasiado amplia.

Regla #2 No se embarque en una investigación de mercados detallada antes de completar la primera fase del análisis de viabilidad de su negocio. Esto hará su investigación más eficiente.

El análisis de viabilidad es una herramienta en la que los emprendedores establecen unos criterios de evaluación generales que permiten resolver cuestiones tales como si hay una ventaja competitiva sostenible, demanda de mercado, clientes accesibles, logística, entre otros, así como otras consideraciones específicas.

Asegúrese de que las características de su producto o servicio coincidan con las que son más importantes para sus clientes. 

Regla #3 No gaste dinero hasta que sea absolutamente necesario y no gaste demasiado.

Antes que nada, haga una rigurosa investigación de mercados en la que estudie a los competidores, revise si los atributos del producto se ajustan, haga evidencia objetiva de la demanda del mercado y corrobore el valor agregado de lo que ofrece. Esto le permitirá determinar el potencial que tiene su negocio, o de ser necesario, realizar los ajustes que se requieran hacer en su proceso emprendedor.

Regla #4 Cuidado con lo que revela mientras conduce su investigación de mercado.

Tenga en cuenta que al momento de aplicar técnicas de investigación como el ‘focus group’ hay que tomar precauciones, para que las personas que hagan parte de este proceso no puedan copiar su idea. Es válido desarrollar un know how en su modelo de negocio que haga más difícil replicar e incluso mejorar lo que tiene en mente.

Regla #5 Si no puede obtener evidencia real de la demanda, deténgase. No se aceptan corazonadas.

Una vez haya evidenciado el grado de aceptación por parte del público consumidor, empiece a desarrollar su modelo de negocio y a planear estratégicamente cada una de las etapas.

Al desarrollar su estrategia de mercadeo, hay que finalizar el diseño de su producto o servicio, establecer el precio y definir la estrategia de distribución, de promoción y soporte. Antes de abrir las puertas de su negocio, se deben implementar las pruebas piloto para probar su estrategia con un segmento específico. No sirven las corazonadas, ni el ánimo que le den sus amigos y familiares.

Si las pruebas demuestran que su producto puede posicionarse exitosamente en el mercado, ya está listo para empezar la fase de implementación, sino, hay que devolverse a revisar en que se está fallando hacer un análisis de viabilidad más detallado.Si definitivamente su idea no funciona, lo mejor es que abandone el proyecto y aplique las lecciones aprendidas para continuar su proceso emprendedor.

Regla #6 Conozca su nivel de ventas para el “Punto de Equilibrio”. Intente asegurar que su nivel de ventas esté muy por encima de ese punto.

El éxito de un negocio está en que sus dueños entiendan sus finanzas. Para esto es necesario verificar que: 1) los requerimientos iniciales de capital estén definidos de manera específica; 2) los ingresos proyectados se encuentren por encima de los del punto de equilibrio; 3) el retorno sobre la inversión (ROI) esté acorde con el riesgo; 4) el punto de equilibrio de efectivo se alcance rápidamente (máximo entre 12 y 18 meses); y 5) los márgenes sean atractivos y duraderos.

Regla #7 Entienda sus necesidades iniciales de financiación. Sea especifico. Elabore una “Hoja de Costos Iniciales” donde se indiquen los requisitos iniciales de fondos, incluyendo capital de trabajo y las reservas.

Los emprendedores nunca pueden arriesgarse a quedar sin efectivo, por esa razón hay que tener una fuerte liquidez, en particular cuando el negocio empieza a andar y las entregas no alcanzan a cubrir la inversión inicial.

Hay que encontrar las fuentes de financiación apropiadas y determinar cuánto está dispuesto a perder. Si está teniendo problemas para reunir capital, pregúntese si su idea no es lo suficientemente convincente, si los inversionistas tienen dudas o reservas acerca de usted o si la oportunidad no es lo suficientemente rentable para el inversionista.

Además de conocer sus fuentes de financiación, en el proceso emprendedor, siempre hay que estar monitoreando el progreso de su negocio supervise sus ingresos y utilidades. Si es el caso, revise o replantee su estrategia para alcanzar una posición competitiva en el mercado.

No se quede atrás frente a lo que están haciendo sus competidores. Nunca olvide que cada compañía tiene un ciclo de vida y el tiempo en el que la suya comenzará a declinar, llegará rápido, a menos que se renueve.

Tecnicas De Planeacion Cuantitativas Y Cualitativas

 TÉCNICAS CUALITATIVAS:

En este tipo de herramientas se recurre al empleo del criterio, por lo tanto, los que lasocupan, tienden a llegar a un resultado según su experiencia. Algunos ejemplos de estastécnicas son:

-Delphi:

La técnica Delphi, permite tomar decisiones individuales poniendo soluciones oalternativas a algún problema, escribiéndolas en un papel con carácter de anónimo paraposteriormente recopilar las ideas, analizarlas y de todas escoger la mejor, cabemencionar que estas opiniones las deben escribir los gerentes o encargados de laorganización (grupos de expertos).

-Tormenta de ideas:

Con esta técnica se realiza una reunión para todos los gerentes de la empresa (en caso deser microempresa se recomendaría que asistieran todos los trabajadores) para dar ideas,soluciones y/o aportaciones que permitan tomar la decisión de realizar una mejora osolucionar el problema planteado; Un asignado se encarga de anotar las ideas que surjande todos para posteriormente analizarlas y votar por la o las mejores. Todas las ideas por

más “absurdas” que se escuchen son bienvenidas y no se debe de criticar alguna.

-Grupos TGN

Esta técnica es como un conjunto de las técnicas Delphi y tormenta de ideas. La cual comienza con una reunión de ejecutivos los cuales anotarán sus ideas en un papel, dichas ideas una vez finalizado este paso se anotarán en un tablero  las cuales se procederá avaluar y analizar pasando así a la votación por las mejores ideas las cuales se optarán aritméticamente, estos valores los escogerá la persona encargada del conteo, (Recursos humanos o ingeniería industrial) en dónde optará si poner valores como del 1 al 10 en donde el 1 sea de mayor importancia o viceversa.

 -Círculos de calidad y equipos de mejora:

Son grupos de personas asignadas del mismo departamento (entre 6 y 12 personas)(Munch, 2006) que se reúnen periódicamente para el análisis de los problemas que se presenten al igual que para el mejoramiento del departamento del que sean parte, se buscarán las causas de los problemas al igual que las posibles soluciones para así incrementar la calidad de sus procesos.

TÉCNICAS CUANTITATIVAS:

Con estas técnicas se maneja la aplicación de métodos estadísticos, matemáticos para la toma de decisiones que se deben tomar para un problema que requiera solución.

-Árboles de decisión:

Llamado así por la forma en que se convierte a la manera de realizarlo, consiste en la representación por medio de un diagrama de acontecimientos el cual inicia con un carácter y de ahí se van poniendo las acciones, las cuales esas acciones se convertirán en caracteres y darán resultado a otras acciones, así sucesivamente. Permite visualizar las alternativas y ven de qué dependen.

ÁRBOL DE  DECISIONES

-Gráfica de Gantt:

Las gráficas de Gantt son muy utilizadas para la planeación de actividades, ya sea de algún proyecto o evento, etc. Por su sencillez pero alta eficiencia, permite determinar la fecha durante todo un proceso de lo que durarán las actividades a realizar para el logro del objetivo, tomando en cuenta los tiempos, las cuales pueden ser en horas, días, semanas,meses. Es recomendable realizar dos líneas con diferente color, en donde una sea para la definición del tiempo planeado (teórico) en que se deberá de realizar la actividad y otra línea de otro color para señalar el tiempo real (práctica) en que se ande realizando la actividad.

-El Método del Camino Crítico (CPM) :

El método del camino crítico es una herramienta útil de planeación que permite la culminación de actividades para el logro de un objetivo en particular. Para la realización de este método se necesitan saber el conjunto de actividades necesarias para el proyecto, la fecha de terminación de cada actividad, el tiempo en que las actividades se tardan en realizar, la secuencia de las actividades, empezando por las que deben hacerse de inmediato y conocer su interdependencia. Con el método CPM se busca la ruta crítica quesea óptima para la culminación del proyecto, en esta red que se forma, igual se calculan los tiempos de holgura.

Tabla de actividades con su duración y dependencia para CPM

 Ruta crítica CPM                                                                          

-Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) :

El método PERT es muy usado en la actualidad pues mediante una red, se muestran los acontecimientos que sucederán para la realización de un proyecto y en sí para la culminación de un objetivo. Este método es probabilístico pues se le asigna el tiempo a

una actividad con “probabilidad” de que sucede durante ese transcurso, ajustándose así 

los tiempos si no se llega al término en el momento planeado. El método es parecido a la gráfica de Gantt sólo que en versión extendida y en forma de red.

-Diferencias entre método CPM (Método del Camino Crítico )y método PERT (Programa de Revisión Técnica de Evaluación): 

El método CPM es usado con datos que ya se estiman y se “conocen” por lo cual es un

método determinantico, en el que puede ser superior al método PERT si se manejan bien las variables de tiempo y costo. El método PERT es un método probabilístico en el que el tiempo es más importante.

-Investigación de operaciones:

Desarrollada en la segunda guerra mundial en Inglaterra, debido a la encomienda que sele da a un equipo de ingleses para que tomaran las mejores decisiones para la utilización de los materiales bélicos.

“Un elemento principal de la investigación de operaciones es el modelado

Matemático…establece una base para tomar una decisión, se deben tener en cuenta factores intangibles o no cuantificables, por ejemplo, el comportamiento humano para llegar a una decisión final.” (Taha, 2003)

Con la Investigación de operaciones se emplean métodos, técnicas e instrumentos científicos a casos que ocurren en una organización consideradas como problemas para dar soluciones óptimas y tomarse así decisiones sobre lo que está aconteciendo.

“Las principales técnicas de I.O son:

- Programación lineal.

 -Teoría de juegos.

 -Teoría de colas.

- Teoría de los grafos.

-Programación dinámica.

- Análisis estadístico y cálculo de probabilidad.”

(Chiavenato, 2004).

-Programación lineal:

Con esta técnica se analizan los recursos y materiales de producción con la que se busca el rendimiento, es decir, la maximización de utilidades con la minimización de los costos. Para la aplicación de la programación lineal, se necesitan tener una serie de datos como son las variables por las que se optan para tomar una decisión óptima dentro de las restricciones que tenga el objetivo a cumplir.

-Teoría de juegos:

La teoría de juegos es una técnica matemática en la que se analizan las disputas (juegos) y se ven las estrategias de esos conflictos. Estos conflictos o disputas surgen cuando dos jugadores no tienen la misma opinión en base a algo y pretenden ganar por lo cual cada jugador determina sus estrategias para su defensa, estas acciones se palpan en una matriz, la cual mostrará los resultados de lo jugado (partidos realizados); la teoría de juegos se utiliza para analizar la competencia en los mercados, por ejemplo cuando se tiene un conflicto de materiales para la producción con los proveedores, etc.

Tecnicas De Planeacion Generales Y Especificas

Una planificación está hecha para adaptarse a los cambios del ambiente interno o externo.

Por ejemplo, la planificación interna puede incluir la introducción de un nuevo servicio, producto y así sucesivamente.

Técnicas de planificación general:

El Plan de cinco años.

Este plan es especialmente útil cuando se ha fundado su empresa o lo reestructuración.

Generalmente se trata de objetivos de la organización, información sobre la infraestructura y así sucesivamente.

El plan de mencionar brevemente de productos y servicios, el sitio propuesto para la fabricación, gastos de funcionamiento y muchas otras cosas.

También incluye un análisis total del mercado.

Evaluación de riesgos.

Este plan identifica las áreas problemáticas que pueden o no pueden surgir durante el curso del período de negocio.

Una vez que las áreas con problemas son identificadas una estrategia es elaborada para mitigar cualquier riesgo alguno.

El plan también asegura que se identifica cualquier oportunidad de negocio donde la empresa puede aumentar su participación en el mercado.

Técnicas de planificación específicas:

PERT  (Técnica de evaluación y revisión del programa) y CPA:

PERT representa CPA y técnica de revisión y evaluación de proyectos stands para análisis crítico del proyecto.

Estas técnicas de planificación de negocios son ampliamente utilizadas en el mundo de los negocios de hoy.

PERT está bien equipado para dar la mejor estimación de tiempo de un proyecto.

Tiene en cuenta la incertidumbre de un proyecto.

CPA, por el contrario, puede mostrar la secuencia y el tiempo para cada actividad más lógicamente, cómo estas actividades están conectadas entre sí y es una herramienta de gestión de tiempo mejor para proyectos grandes y complejos.

TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

Las técnicas de planeación deben ser vistas, como las herramientas que auxilian al ejecutivo, administrador o empresa para efectuar el proceso de planeación con bases científicas, lógicas y racionales. Las técnicas de planeación son imprescindibles para anticiparnos al futuro, minimizar los riesgos y optimizar recursos, además de que pueden utilizarse en todas las etapas del proceso administrativo, específicamente en el momento de tomar decisiones.

Las técnicas de planeación pueden ser:

Generales : Si se aplican a todo el proyecto.

Especificas : Cuando solo se aplican en un área funcional particular.

Cuantitativas : Es decir que se basan en razones causales y, su aplicación produce el que una variable pueda ser relacionada con otra, por lo que su uso requiere de amplios conocimientos matemáticos.

Cualitativas : Buscan métodos no matemáticos y, están basadas en la opinión experta, es decir la experiencia y/o el criterio.